一、项目基本信息
项目名称：上海市特殊儿童康复中心“一人一档”档案数字化服务项目
项目预算金额：人民币13万元
主要工作内容：对约13万页专业档案进行数字化加工，包括整理、装订、扫描、挂接等全过程服务。
服务期限：合同签订日起至2026年11月底
二、项目背景与依据
本项目旨在对中心专业档案进行规范化、数字化处理，提升档案管理与利用效率。所有工作须严格遵守国家及行业相关标准与规范，主要包括：《中华人民共和国档案法》、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《档案著录规则》（DA/T 18-2022 ）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016） 、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）等。
著录要求：须严格按照《档案著录规则》（DA/T 18-2022），建立规范的案卷级和文件级目录数据库，确保条目数据与纸质档案排列顺序完全一致，做到不增、不减、不漏、不重。
三、详细服务技术要求
（一）数字化扫描加工要求
1.扫描方式。根据档案幅面及纸张状况选用设备：破损、过薄、过软等纸张使用平板扫描仪或高拍仪；状况良好纸张可使用高速扫描仪。大于A4幅面采用双幅扫描或图像拼接技术。破损严重档案须先修复后扫描。
2.文件格式与容量。默认输出为彩色JPEG格式，分辨率300DPI。单页A4图像大小控制在1MB以内，大于A4幅面可适当增加。所有参数调整须经采购人管理员许可。
3.图像质量。可自动或手动纠偏、去黑边、去杂质。优化操作不得改变文件原始格式、色彩及分辨率。
4.扫描顺序与完整性。以案卷为单位扫描，不缺页、不重页、不错页。单面扫描计1页，正反面扫描计2页。浮贴纸张：浮贴与原页各扫1页，多张浮贴每张单独扫描。扫描图像须与原件在形状、内容、颜色、排列顺序上完全一致，确保整洁、清晰、可读。
5.图像批量处理与系统要求。扫描与图像处理须采用专业档案数字化加工管理系统，具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，支持自动纠偏、去黑边、去污点、孔洞填充、批量旋转、尺寸重置等自动批量处理，支持目录数据与数字图像自动挂接；系统须具备权限管理、日志管理和安全审计功能，完整记录用户登录、文件传输、数据流向等操作信息。
6.特殊载体处理。对字迹模糊、字迹褪变、纸张薄脆的手写稿及油印稿档案，须采用压平（烫平）、覆膜扫描、灰度或真彩色扫描等处理方式，确保影像清晰可读；对水渍、污渍影响扫描质量的档案，可采用色彩提取等技术处理，处理方式须经采购人确认后实施。
（二）卷内信息录入要求
建立扫描加工档案目录数据库，录入字段包括卷名、页数、扫描方式、扫描人员及位置等信息。依据上海市特殊儿童康复中心规定的录入项逐条录入，遇疑问及时与对接人沟通。录入方式采用“双人双机录入比对加第三人质检”模式，即两人独立录入同一案卷，软件比对差异后由第三人校对修正。录入系统须具备双人双机独立录入自动比对功能，比对差异自动标识，比对与修正记录全程留痕可查。
（三）档案整理要求
1.拆卷：拆除金属装订物及一般线装物，使用零边距挂边扫描。操作须小心，不得损坏档案。
2.检查：拆卷前逐卷逐页核对已装订的专业档案进行检查，纠正缺页、倒页、错号等问题。
3.装订：数字化完成后，按原貌重新整理并封装档案。
（四）信息检查要求
派驻专人核查封面信息与影像文件一致性，补全缺漏信息，修正错误数据。
（五）转换识别要求
1.格式转换：将扫描图像转换为彩色300DPI的PDF文件，并按目录合并为多页PDF。
2.OCR识别：印刷体或打印体纸质档案扫描后形成的JPEG图像文件，须进行OCR识别，经去污、纠偏等技术处理后，转换成可检索的双层PDF格式文件，双层PDF格式文件的上层是原始图像，下层是识别结果，保留原始版面效果，并支持选择、复制和检索等功能。非印刷体纸质档案无需进行OCR识别处理，将其直接转换成PDF格式文件。
3.OCR识别结果须逐页进行人工校对，确保可检索文本与图像内容一致；成果移交前须进行全文检索测试，检索命中准确。
（六）修复要求
对过薄、过软、超厚、脆化、破损、褪色等无法直接扫描的档案，须及时修复后再行数字化。
（七）挂接要求
1.应借助相关软件进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。挂接软件以采购人要求为准。
2.逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。
（八）质量检查与抽检要求
1.数字化加工采用网络化流水作业，每道工序完成本项操作时须检查上一工序质量，不合格及时退回修正；供应商须对档案实体、加工过程、数字化成果进行全面检查并形成自检记录，自检合格后方可提请采购人验收。
2.供应商须向采购人免费提供成果抽检软件模块，该模块须集成于数字化加工流程软件系统，支持采购人对扫描图像、目录数据、挂接结果进行同步抽检，并可记录、导出抽检结果。
3.采购人按不低于10%的比例对数字化成果进行抽检：目录核对合格率不低于99%；扫描图像漏扫率、重扫率为0，合格率100%；档号、目录与图像挂接正确率100%；档案实体归还顺序错误、装订不符等差错合格率不低于99%。抽检不合格的批次全部返工，返工后重新报验。
（九）数据备份与移交要求
1.备份范围包括：经采购人验收合格的全部数字化成果（JPEG图像文件、双层PDF文件、目录数据库），以及数字化加工过程中形成的加工日志、作业流程单、交接清单等原始记录材料。
2.备份数据分别以JPEG和PDF格式存储于移动硬盘；备份介质须粘贴标签，注明内容摘要、备份日期、文件数量；备份情况登记造册。
3.备份完成后逐项自检，内容包括备份数据能否正常打开、数据信息是否完整、文件数量与原始数据是否一致，自检结果形成书面记录。
4.验收合格后，供应商须向采购人移交全部备份数据和原始记录材料，并配合完成目录数据向采购人指定数据库的迁移。
四、档案数字化加工场地要求
（一）场地利用与基础设施
1.应合理布局、科学利用加工场地，统筹设置档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。
2.应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。
3.安全监控须覆盖档案存放区、数字化加工工位、数据导出端及门窗等工作区域，无监控死角；采购人可在一年内对监控视频进行回放检查。
4.供应商提供工作场地的，温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。
（二）保密措施
1.供应商须在进场前与采购人签订正式保密协议，明确双方权利义务，保密义务不因合同终止或履行完毕而解除。
2.所有拟参与本项目的工作人员，须提供无犯罪记录证明，经采购人审核同意后方可上岗。严禁录用曾有泄露国家秘密、商业秘密或档案违法行为记录的人员。
3.供应商须定期对项目工作人员进行保密教育和安全培训，召开保密工作例会。
4.所有工作人员须与供应商签订个人保密承诺书，严格遵守档案保密制度，不得擅自复制、拍照、转借、摘抄或以任何其他方式泄漏档案内容，违反者承担相应法律责任。
5.加工区域内不得连接互联网，工作人员不得将手机、相机、U盘、移动硬盘等具有拍照、存储和传输功能的个人电子设备带入加工区域。数据导出须使用采购人指定的加密存储介质，并有专人监督。
6.数字化加工过程中产生的各类数据均属采购人所有，供应商不得以任何形式留存、复制、传播或用于本项目以外的任何目的。项目验收合格后，供应商须在采购人监督下彻底清除所有加工设备及存储介质中的档案数据，并出具数据清除确认书。未经采购人档案管理部门负责人书面许可，任何人员不得擅自接触、翻看档案。因供应商原因造成泄密事故的，由供应商承担全部法律和经济责任。
（三）服务支持
负责档案移送过程中的核对、下架、装箱、运输，确保无损。提供专业派送人员，提供调阅派送服务和提供7×24小时技术支持。
供应商须免费提供档案专业知识培训和数字化加工系统操作培训，累计不少于8课时，并提供系统操作手册和常见故障排除手册；培训时间和地点根据采购人工作安排确定，不得影响采购人正常工作。发生重大故障且热线技术支持无法解决的，供应商须在接到采购人通知后，立即指派技术工程师到场维护，尽快恢复运行，缩短停机时间。
五、服务管理要求
1.清单移库：协助档案出入库清点及情况说明。
2.安全监控：建立安全岗位责任制，专人负责保密；人员上岗前进行保密教育和培训；监控视频保存至少12个月。
3.及时反馈：在整理检查记录册上详录处理情况；发现问题即时与采购人沟通，重大问题及时提交处理。
4.严格管理：专人或部门负责日常管理，有制度、有质检环节，所有工作必须在指定场所完成，严禁档案资料外带。
5.保密安全：签订合同同时签订保密协议，严防档案实体及数据丢失、损毁、泄露；因供应商原因造成的泄密事故，由供应商承担全部责任。
6.进度保障：影响进度和质量的事由须第一时间与采购人沟通，否则后果由供应商承担，严重者可解除合同。
7.严格交接：所有档案进出均须登记并办理交接手续。
8.场所分开：库房、加工场地、阅卷室"三分开"，区域标识明显，附功能区图纸。
9.场所保障：场地整洁，严禁饮食吸烟，建立每日及节假日安全值班制度，下班前切断电源、关门窗。
10.设备保障：配备专业档案存储设施、消毒设备、合规计算机及扫描仪；供应商提供工作场地的，应设独立安全监控、报警、消防控制中心；生产区域不得接入互联网。
六、供应商要求
（一）基本要求
供应商应具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。
（二）技术能力与业绩要求
供应商应具备完整的纸质档案数字化加工项目实施能力，涵盖档案出库与交接、数字化前处理（拆卷、整理）、目录数据库建立、档案扫描与图像处理、目录著录与校对、数据挂接与质检、成果验收与备份移交、档案装订与归库等关键环节。
（三）管理体系认证要求
供应商应具备规范化的管理体系，持有有效的质量管理体系认证、安全管理体系认证证书，认证范围须与档案类服务相关。
（四）商业信誉要求
供应商应具有良好的商业信誉，不得存在以下情形：被列入"信用中国"网站"失信被执行人""重大税收违法失信主体"。以上均以首次响应文件提交截止当日采购代理机构查询结果为准。
如供应商有近三年医疗卫生机构档案数字化服务项目业绩（含医院、妇幼保健机构等）、环境管理体系认证证书和职业健康安全管理体系认证证书等，响应文件中可附相应材料。
七、人员配置要求
1.人员基本素质要求。本项目配备的工作人员须为中华人民共和国境内公民，政治可靠、作风正派、责任心强，无犯罪记录及不良从业记录。
2.项目负责人要求。项目负责人需具有三年以上档案数字化项目管理经验，响应文件中需附该人员在首次响应文件递交截止时间前连续3个月的社保证明材料及相关职业资格证书（如档案专业技术职称或档案管理岗位培训证书）。
3.项目组人员稳定性保障。供应商应具备成熟稳定的项目实施团队，主要技术骨干应为其在职正式员工，响应文件中需附该人员在首次响应文件递交截止时间前连续3个月的社保证明材料。项目实施过程中，供应商须确保核心人员相对固定，如需调整须征得采购人书面同意。
4.专业素质要求。项目组成员应具有档案数字化加工相关工作经验，熟悉本项目的标准规范。
5.响应时效要求。项目执行期间保持实时沟通，提供7×24小时技术支持。采购人有档案移送或调阅服务需求时，供应商须在约定时间内响应并到达现场。
6.人员配置方案。供应商须在响应文件中提供项目组织机构图、人员配备计划表、主要人员简历及分工说明。
7.项目负责人近三年具有医疗卫生机构档案数字化项目管理经验的，须附相应业绩证明材料。
八、其他要求
费用责任：本项目为固定单价合同，供应商按照工作量报每项单价，并汇总分项总价价款即为本项目的响应总价。最终按实结算。
九、付款方式
项目完成并经采购人验收合格，供应商提交完整结算资料及合规足额发票后，采购人按合同约定支付合同价款。
本项目最高限价为：130000元，报价有效期60天。
十、报价须知
（一）报价单位应从网页下方下载《上海市特殊儿童康复中心比选采购报价单（服务）》，按照要求填写，并提交加盖公章的法定代表人身份证复印件、最新年检的营业执照（副本）、税务登记证（副本）、组织机构代码证（副本）复印件各一份（已三证合一的提供一个即可）、廉政承诺书等材料。此次报价即最终报价，为确定中选供应商和签订合同的依据，高于预算的报价无效。不允许同一报价人提交两份或两份以上不同的报价单。
（二）报价单等材料须打印后加盖公章，于2026年10月16日16:00（北京时间）前送至上海市特殊儿童康复中心。地址：浦东新区临沂北路265号，联系人：庄亮，联系电话：58733212*5422。
（三）根据报价人资质、业绩、报价，项目实施计划的科学性、可行性等综合情况进行比质比价评审，确定供应商。